Het markante Rotterdamse kantoorgebouw Central Post is sinds april 2015 de thuishaven van het van origine Amerikaanse chemieconcern LyondellBasell. Dit voormalige expeditieknooppunt van de PTT en tevens rijksmonument, stamt uit de periode van de wederopbouw van de stad vlak na de Tweede Wereldoorlog. Het gebouw had aan de achterzijde een rechtstreekse verbinding met de spoorlijn van en naar het naastgelegen Rotterdamse Centraal Station, van waar de trein de gesorteerde post naar andere plaatsen vervoerde. In 2009 is het gebouw grondig gerenoveerd tot een duurzaam, monumentaal multi-tenant kantoor, waarin historische details, zoals de glasmozaïeken van Louis van Roode, het trappenhuis tot een prachtige beleving maken. Naast het huren van een verdieping in de toonaangevende Delftse Poort gebouw, huurt LyondellBasell circa 10.000 m2 in dit Central Post gebouw. Na zes jaar vond men het tijd voor een volledige transformatie van de kantoorverdiepingen en facilitaire services. “Het doel was om een hechte LyondellBasell community te creëren, waarbinnen alle 55 werkzame nationaliteiten letterlijk samen werden gebracht om in een prettige én duurzame omgeving samen te werken, te socializen en te ontspannen”, aldus Rochelle Hoogenraad, Workplace Manager bij LyondellBasell. “Deze uitdaging zijn we middels het uitschrijven van een tender in de markt aangegaan”. De keuze viel uiteindelijk op D&B The Facility Group.
LyondellBasell en D&B toasten alcoholvrij op de nieuwe samenwerking.
Met onder andere Facility Management, Cleaning en F&B in de vorm van haar cateringconcept We Canteen, levert D&B per 1 januari 2023 een significante bijdrage aan de hernieuwde 'kantoorbeleving' voor gasten en medewerkers. Naar aanleiding van deze nieuwe samenwerking werd Sander Bon, Commercial Director, op Central Post uitgenodigd om het alcoholvrije glas te heffen op deze prille samenwerking. Sander is na het officiële tekenmoment benieuwd naar Rochelle’s drijfveren om het facilitaire landschap binnen LyondellBasell te moderniseren en om D&B als nieuwe partner te kiezen. In een bijzondere ‘hangende’ vergaderzaal, waar vroeger de postsorteermachines hun secure werk verrichtten, geeft Rochelle een toelichting op haar achtergrond én de totstandkoming van de tender, het serviceconcept en de samenwerking met D&B.
Verrassend veel mogelijk
“Na mijn HBO studie Facilitair Management heb ik zes jaar als Contractor voor Yask gewerkt, waarvan de laatste 2,5 jaar gedetacheerd bij LyondellBasell. In 2021 kreeg ik de kans om over te stappen naar de klantzijde en ben sindsdien als Workplace Manager verantwoordelijk voor het facilitaire beleid van LyondellBasell op de Rotterdamse locaties Central Post en Delftse Poort. De eerlijkheid gebiedt mij te zeggen dat ik bij mijn eerste bezoek aan het Central Post kantoor direct kansen tot verbetering aan de belevingskant zag. Ik was voor mijn gevoel een echte Amerikaanse, hiërarchische organisatie binnengestapt, waar inrichting, facilitaire services en beleving geen prioriteit leken te hebben”.
Rochelle vervolgt; “Ik signaleerde een bescheiden en weinig inspiratievolle uitstraling, waar mijns inziens veel winst te behalen viel. En ook op het gebied van aangeboden facilitaire services kon nog veel worden geoptimaliseerd, zodat het pand kan functioneren als een fijne plek om samen te werken, te socializen en waar gedurende de hele dag een gevarieerd aanbod van eten & drinken wordt aangeboden. Bovendien is onze core business het fabriceren en verkopen van plastic. Deze tak van sport wordt in een maatschappij waarin een sterk groeiende duurzaamheidsfocus bestaat, wellicht anders gewaardeerd, maar ik zie er juist een uitdaging in om dit negatieve beeld te veranderen. Ik ben er namelijk van overtuigd dat er door succesvol (her)gebruik van plastic veel duurzame oplossingen mogelijk zijn. Binnen onze organisatie is een diversiteit aan typen medewerkers werkzaam, waaronder veel Engineers, die werken aan deze duurzame en circulaire oplossingen. Deze professionals denken en handelen van nature heel procesmatig en houden zich hierdoor minder bezig met de kantooromgeving en aangeboden faciliteiten. Echter, door met hen in gesprek te gaan, kwam ik erachter dat er wel degelijk veel onbeantwoorde latente behoeften bestonden”.
Door haar ervaring aan zowel de leveranciers- en klantzijde binnen LyondellBasell, heeft Rochelle een helder totaalbeeld gekregen van de wensen en behoeften die men in de interne organisatie heeft. Deze inzichten resulteerden uiteindelijk in een vertaling naar strategische doelen, waaronder twee belangrijke speerpunten ‘duurzame bedrijfsvoering’ en ‘circulariteit’, met het doel het facilitaire serviceconcept een natuurlijk verlengstuk te laten worden van de kantooromgeving. “Het was voor mij dus belangrijk om een facilitaire partner te contracteren die, hoewel wij ons in een business-to-business omgeving bevinden, goed kan luisteren naar gasten en medewerkers en dus een business-to-consumer mindset heeft”, aldus Rochelle.
‘Waar een oordeel begint, eindigt de waarneming’
De afgelopen jaren heeft LyondellBasell gekozen voor een Managing Agent constructie, waarbij iedere service door een andere leverancier werd uitgevoerd en aangestuurd door een FM partner. Afgelopen jaar, bijna zes jaar later, hebben Rochelle en haar team acht marktpartijen met uiteenlopende proposities benaderd om in te schrijven op deze tender. Dit grote aantal was een bewuste keuze, om zo de herziene strategie van LyondellBasell vanuit verschillende servicemodellen breed te kunnen toetsen. Rochelle zegt hierover; “Hoewel wij een globale stip aan de horizon hadden gezet, riep de concrete weg ernaartoe nog een aantal vragen op. Moeten wij bijvoorbeeld vasthouden aan het huidige facilitaire aansturingsmodel? Zo niet, welk model is dan het meest passend voor onze ambities? En welke obstakels kunnen wij op onze gezamenlijke reis verwachten? Ik wilde er met deze tender ook achter komen wat de facilitaire markt LyondellBasell kon bieden zonder al te veel vooraf af te kaderen. Kortom, ik was op zoek naar ondernemerschap en flexibiliteit. Als een inschrijvende partij mij in een vragenronde dan steeds verzocht om concreter te worden in mijn wensen, dan sloeg deze de plank in mijn ogen totaal mis. Ik was op zoek naar eigen initiatief, naar creativiteit, om zo te kunnen ervaren wat de visie van de verschillende inschrijvende partijen is op het gebied van hedendaagse en toekomstige facilitaire diensten en de werkomgeving.”
Het voorstel wordt met zorg voorbereid.
“D&B kwam daarentegen met een eigen verhaal, waarin is meegedacht over onder andere out-of-the-box (on)mogelijkheden, routings, innovaties zoals robotstofzuigers, slim waste management in het restaurant en hoe wij samen ‘best-in-class’ konden worden. Dat wanneer internationale LyondellBasell collega’s het Central Post kantoor bezoeken, zij aangeven een dergelijke ‘belevings’ werkomgeving ook op hun eigen kantoor te willen ervaren. Om eerlijk te zijn had ik in eerste instantie wel al een oordeel over het mogelijk ontbreken van een cultural fit tussen LyondellBasell en D&B. Bijvoorbeeld door het feit dat LyondellBasell een multinational is en D&B zich als relatief kleine kwaliteitsspeler puur op de Nederlandse high-end kantoren- en vastgoedmarkt begeeft. Pas na de persoonlijke kennismaking, de intensieve dialoogsessies en eerste adviezen, merkte ik dat mijn vooroordeel mogelijk te voorbarig was. D&B liet gewoon zien de meest passende partij te zijn om onze ambities mede waar te maken.”
In eerste instantie een no-go
Sander trapt namens D&B af: “Na de aanbestedingsstukken gelezen te hebben, wilden wij aanvankelijk geen bid uitbrengen. Met name omdat ook wij in eerste instantie geen cultural fit met LyondellBasell zagen. Echter, na een eerste persoonlijke kennismaking en een bezoek aan het LyondellBasell kantoor, werd ik positief verrast door onder andere de reeds uitgevoerde verbouwing, de doorgevoerde facilitaire aanpassingen en het creatieve gebruik van kleuren. Daarnaast was ik onder de indruk van de overeenkomstige ‘belevings’ ambitie die Rochelle en haar team naar mij uitspraken. Dit heeft mij en mijn bidteam doen besluiten om toch -volle bak- voor deze aanbesteding te gaan. Met name omdat D&B vanuit haar multi-service propositie een significant ander geluid kon laten horen ten opzichte van het bestaande FM servicemodel. Wij zijn namelijk van mening dat wanneer je alle services zelf kan organiseren én aansturen, de kans groter is dat de gewenste community en beleving worden gerealiseerd. Dus maximale synergie en samenwerking op zowel operationeel- als managementniveau.” Dit was waar Rochelle en haar team op aansloegen.
De eerste stappen waren al gezet
Rochelle reageert; “Wij hebben in 2021 en 2022 al wat eerste kleine stappen gezet richting de nieuwe facilitaire inrichting, ondanks de uitdagende coronaperiode. Maar door deze onberekenbare tijd hebben wij structurele veranderingen om de kantoorbeleving van onze medewerkers te verhogen, op de lange baan geschoven. Voornamelijk omdat het pand slechts voor de helft bezet was. Mijn team en ik waren van mening dat impactvolle en kostbare initiatieven slechts in zeer beperkte mate intern konden worden getoetst op hun relevantie en effectiviteit. Dit, door de tijdelijk surrealistische werkomgeving waarin we ons in die periode bevonden. Het hierdoor uitgespaarde facilitaire budget hebben wij dus gestoken in een aantal kleinere projecten om een -good feeling- in het pand te realiseren, waaronder het ophangen van stijlvolle foto’s van internationale LyondellBasell locaties en het creëren van open werk- en ontmoetomgevingen met refurbished meubilair, om zo een bijdrage te leveren aan onze circulaire duurzaamheidsdoelstelling.”
“Zoals eerder al aangegeven, zien mijn team en ik het als een mooie uitdaging om de internationale allure van 55 nationaliteiten en 20 gesproken talen letterlijk en figuurlijk bij elkaar te brengen en zo veel mogelijk in ieders facilitaire wensen te voorzien. Verschillende culturen, religies en sexen leiden nu eenmaal tot een grote variëteit aan behoeften. Ik heb ervaren dat het met elkaar in gesprek blijven het beste werkt”, vervolgt Rochelle. “En ondanks de vele verschillen weet ik inmiddels dat we meer gelijkenissen dan verschillen hebben. In dit kader vindt men het over het algemeen prettig een fijne werkplek te hebben binnen een inspirerende en servicegerichte omgeving. Hier ontstond voor mij dan ook het streven om van het Rotterdamse Central Post kantoor hét facilitaire boegbeeld van het grote internationale LyondellBasell te maken. En dit zo veel mogelijk met lokale en betrokken partners!”
Multi-service als antwoord
Zoals Rochelle al aangaf, trok D&B vanaf moment één haar eigen plan. Iets wat risicovol kon zijn indien dit in de besluitvorming niet goed zou worden gewaardeerd. Sander gaat door: “Het was voor mij al snel duidelijk dat, wanneer wij écht kans wilden maken op gunning in het zware concurrentieveld, we Rochelle en haar team moesten overtuigen van een 180 graden draai. Ik heb haar aangegeven dat het wederom kiezen voor een Managing Agent constructie met een wildgroei aan partners, volgens ons waarschijnlijk een kortdurende succesformule zou zijn. Feitelijk kies je voor dezelfde facilitaire inrichting, maar dan met andere leveranciers. Het antwoord op de ambitie van LyondellBasell om alle nationaliteiten met elkaar te verbinden en het kantoor voor iedereen als ‘thuis’ te laten voelen, lag wat ons betreft in het creëren van optimale synergie. Dus het formeren van één serviceteam met eenzelfde uitstraling, visie en denkwijze. En met de mindset om elkaar op de werkvloer te allen tijde te ondersteunen waar nodig. Dus de schoonmaker die kan helpen in de spoelkeuken bij piekmomenten en de beveiliger die dezelfde hoogwaardige ontvangst kan verzorgen als de Hospitality collega.”
“Dit ‘familiegevoel’ borgen wij op de LyondellBasell werkvloer door Facility Manager Alexander van den Brink in te zetten. Iemand die naast brede facilitaire kennis tevens een service (horeca) achtergrond heeft. Voor D&B een bewuste keuze, want hij is van nature in staat om mensen met elkaar te verbinden, gastgericht voorbeeldgedrag te vertonen en is gewend om met z’n voeten in de klei te staan. Hét profiel waar LyondellBasell om zat te springen. Het geeft Rochelle direct meer tijd en vrijheid om zich te gaan richten op de volgende ambitieuze doelen in haar functie. D&B dient haar, haar team en de hele organisatie te ontzorgen en ik vind dat wij zelf aan de basis moeten staan van de LyondellBasell community. Ik ben er enorm trots op dat onze aanvliegroute de juiste bleek te zijn en dat LyondellBasell zelf ook haar enthousiasme over onze samenwerking laat blijken. Tijdens het tekenmoment kregen wij bijvoorbeeld een schitterende reistrolley overhandigd, wat voor Rochelle en haar team symbool staat voor de reis die we met elkaar zijn aangegaan. Ik loop al lang mee, maar dit gebeurt niet vaak. Het geeft ons nog meer energie om onze samenwerking tot een succes te maken!.”
Reistrolley als symbool voor de gezamenlijke reis die wordt afgelegd.
De eerste ervaringen
Nu, ongeveer 3 maanden verder, zijn de eerste contouren van de nieuwe inrichting zichtbaar. Zowel op operationeel vlak als ook in de aansturing. Rochelle; “In het restaurant ervaar ik zelf al meer beleving door de frisse en stijlvolle inrichting, de gastvrije cateringmedewerkers en de variëteit in het aangeboden assortiment. En natuurlijk de inzet van lokale food ondernemers. Bovendien wordt er veel meer dan voorheen gebruik gemaakt van het restaurant voor andere doeleinden dan enkel eten & drinken. Collega’s komen ‘s ochtends vroeg al naar het restaurant voor een koffie met wat lekkers, blijven na de lunch nog even hangen voor een informeel samenzijn en maken gedurende de gehele dag gebruik van het restaurant om gezamenlijk te vergaderen. Ook constateer ik dat men het als prettig ervaart dat er door de D&B Cleaning Hosts gedurende de hele dag zichtbaar wordt schoongemaakt, waardoor de werkomgeving als schoon wordt ervaren. Al was dit bij aanvang nog wel even wennen voor onze medewerkers. De steekproefsgewijze rondvraag die ik zo nu en dan doe, bevestigt mijn bevindingen. Bovendien zie ik daadwerkelijk de door D&B beloofde synergie en onderlinge support binnen de aangeboden D&B diensten. Zelfs Facility Manager Alexander stroopt zijn mouwen op indien het in het restaurant spitsuur is.”
Facility Manager Alexander van den Brink peilt de situatie in het bedrijfsrestaurant.
Ten aanzien van de aansturing zegt Rochelle het volgende; “Ik wil niet altijd hoeven zeggen op welke wijze ik iets gedaan wil krijgen. Ik verwacht dat mijn partners op een gegeven moment aan één woord genoeg hebben en zelf de wijze van handelen bepalen. Ik heb de juiste werkwijze namelijk zelf ook niet altijd helder voor ogen. Ik verwacht dat dit assertieve gedrag de expertise van mijn FM partner is. Gelukkig zie ik deze ondernemende houding nu al terug bij D&B in de vorm van Facility Manager Alexander. Hij is operationeel verantwoordelijk voor de eigen D&B catering- en schoonmaakdienstverlening en soft services die door de overige partners worden verzorgd. Alexander neemt mij alle operationele zaken uit handen, daar waar ik voorheen zelf het ownership pakte van werkzaamheden die niet tot mijn dagelijkse werkzaamheden behoorden. Bovendien is hij mij steeds een stap voor en verrast hij mij met het op eigen initiatief uitzetten van acties om de dienstverlening te verbeteren. Als enig aanspreekpunt is hij de trechter en mijn firewall voor allerhande facilitaire vragen & escalaties en geeft hij oprechte aandacht aan de operationele medewerkers. Kortom; het menselijke aspect voert de boventoon binnen de aangeboden services en ons facilitaire team. Dit geeft mij tijd de tijd om mij te richten op nieuwe ambities binnen dit mooie bedrijf.”
Over D&B The Facility Group
D&B The Facility Group is multi service facilitair dienstverlener. en is gevestigd in Amstelveen. Het bedrijf verzorgt een breed palet aan diensten voor corporate kantoren en hoogwaardige vastgoedomgevingen met als doel een beleving te creëren die positief bijdraagt aan hoe mensen in hun vel zitten. Oplossingen van D&B zijn altijd maatwerk, omdat geen organisatie of gebouw hetzelfde is. Er werken ’ca. duizend medewerkers bij D&B.
Voor meer informatie:
Sander Bon
Commercial Director
+31 (0)6 21 49 97 49