Flexibiliteit

05-12-2022

Het is een megatrend die sinds ongeveer 10 jaar dominant is in de markt voor Real Estate en Facility Management (REFM); de behoefte bij opdrachtgevers aan flexibele dienstverlening. Vanwege de zich steeds sneller ontwikkelende economische cycli waarbij periodes van extreme groei of neergang zichtbaar zijn in de internationale economie of in meer lokale economische sectoren, zoeken bedrijven naar partners die in staat zijn mee te bewegen met hun groei- of krimpscenario’s.

De Coronacrisis van 2020 tot 2022 heeft deze behoefte extreem versterkt. In golfbewegingen van ongeveer drie maanden zagen werkgevers hun medewerkers massaal thuisblijven tijdens COVID19 uitbraken. En ze keerden vervolgens weer terug als het virus in bedwang kon worden gehouden. Die drie maandelijkse cyclus van op- en afschalen van activiteit in kantoren heeft gezorgd voor nieuwe dienstverleningsmodellen bij D&B. Deze zijn in te delen in drie categorieën.

Bedrijfsmatig aanpassingsvermogen

D&B is een bedrijf met ongeveer 1000 medewerkers die actief zijn in 6 labels: Cleaning, Hospitality, Security, Mobility, Catering (We Canteen) en Facility Management. Op het kantoor in Amstelveen is een backoffice organisatie van circa 50 medewerkers actief. Het extreem op- en afschalen van services vergt veel aanpassingsvermogen, niet alleen van medewerkers die actief zijn bij onze opdrachtgevers (roosters, werkprogramma’s), maar ook van de aansturing (planning, administratie, management). Het is daarom van wezenlijk belang dat de aanpassingen die worden verlangd van opdrachtgevers tijdig worden gesignaleerd door het business management. Aanpassingen moeten aansluitend zonder ruis op de lijn worden verwerkt om de organisatie van de dienstverlening voor opdrachtgevers en daaraan gekoppeld de facturatie en verloning soepel te laten verlopen. Dit klinkt allemaal eenvoudig, maar extreme operationele flexibiliteit kan in de praktijk leiden tot chaos.

D&B heeft de afgelopen jaren haar management geselecteerd op adaptief vermogen. De in het DNA verankerde kwaliteitsdrive van operationele medewerkers zorgt daarnaast voor een can do werkhouding. Als een opdrachtgever aanpassingen snel wil, dan is dat om te beginnen een uitdaging, geen probleem. In de backoffice zijn de HR- en Financiële systemen ingericht op snelle aanpasbaarheid. Tot slot is vanuit de directie een eenvoudige marsorder uitgevaardigd; als een opdrachtgever wil veranderen, dan veranderen wij mee.

Contractuele flexibiliteit

Bovenstaande kan uiteraard alleen worden gerealiseerd als opdrachtgever en D&B in staat zijn om contractuele uitgangspunten los te laten. Facilitaire contracten zijn traditioneel ingericht op een periode van drie jaar. Bij extreem afwijkende wensen en eisen van opdrachtgevers blokkeren de contracten verandering als partners niet in staat zijn nieuwe modellen te omarmen. D&B heeft in nauwe samenwerking met opdrachtgever ASICS een alternatief contractmodel opgesteld dat uitgaat van vier vastgestelde verandermomenten gedurende het jaar. Die vastgestelde momenten zijn belangrijk, omdat de operationele organisatie tijd nodig heeft om zich aan te passen en ook veranderende services moeten worden gecommuniceerd met de medewerkers van onze opdrachtgevers (verwachtingen managen).

Tijdens de vastgestelde 4 verandermomenten (1 x per kwartaal) kan de opdrachtgever binnen een bandbreedte van 15% in de min en 15% in de plus het contract aanpassen. Buiten deze bandbreedte gaan partijen in overleg over waarde-compensatie. Zo zal een extreme opschaling moeten leiden tot scherpere tarieven voor een opdrachtgever. Extreem afschalen moet leiden tot afkoop van gederfde winst die door D&B is ingecalculeerd.

Aan de op- en afschaalmomenten binnen en buiten de bandbreedte zijn ten slotte doorlooptijden gekoppeld. Die is realisatie van de wens van opdrachtgevers binnen 8 weken bij kleine verzoeken (binnen 15%) en 16 weken voor grote verzoeken. Dit laatste is noodzakelijk omdat personeel van D&B dan moet worden verplaatst naar andere locaties.

Proven concepts: ASICS (Hoofddorp), WTC (Amsterdam).

Nieuw servicemodel: de combinatie van Hospitality en F&B

Buiten de organisatorische en contractuele aanpassingen heeft D&B nieuwe dienstverleningsconcepten gerealiseerd om een grote mate van serviceflexibiliteit voor opdrachtgevers te kunnen waarmaken. De afgelopen jaren werd in toenemende mate gevraagd om services maatwerk in te richten voor startende kantoorlocaties. De uitdaging was om een perfecte ontvangst te bieden voor opdrachtgevers met nog maar weinig gasten of medewerkers. En om die populatie te kunnen voorzien van een hoogwaardig Food and Beverage – aanbod.

Wederom vanwege de Coronacrisis kwam daar een extra dimensie bij: klanten van D&B werden gedurende het jaar geconfronteerd met sterke op- en afschalende werkplekbezetting. Bij wat lagere bezettingsgraden zijn de klassieke ontvangst van gasten én de gebruikelijke F&B concepten onbetaalbaar geworden. Normaliter is een redelijk volume aan gasten nodig om de boel draaiende te kunnen houden. Daarom werd een extreem adaptief en kwalitatief hoogwaardig concept gelanceerd: Loaf. Dit is het kleine zusje van We Canteen, het Food Court van D&B. Loaf combineert F&B met een Hospitality Host. Loaf is uitermate geschikt voor grab-and-go en take away van ontbijt en lunch. Het aanbod is gebaseerd op verse sandwiches, salades, smoothies en sappen en Barista kwaliteit koffie. Ideaal voor locaties die dagelijks tussen de 1 en 150 lunchgebruikers verwachten.

Opdrachtgevers zagen Loaf al snel als een ankerpunt op hun locaties. Corporate klanten in multi tenant gebouwen willen naast de centrale restaurantvoorziening vaak ook een eigen, kleinere aanlandplek hebben waar eigen medewerkers en gasten naar toe kunnen. En veel vastgoedpartijen worstelen met de hoeveelheid tijd en aandacht die ze kunnen geven aan startende kantoorlocaties. Loaf biedt dé oplossing. Er is altijd een host tussen 08:00 en 16:00 uur. We zien ook dat er behoefte is om een community rol te ontwikkelen. Onze Loaf-Host organiseert kleinere events en leidt potentiële huurders door het pand. Die huurders zien dan dat er al sprake is van leven in de brouwerij. Dat maakt het makkelijker een besluit te nemen en je dan op zo’n locatie te vestigen. De business case betreft daarmee o.a. de verhuurbaarheid van het pand.

En Loaf is modulair. Dat maakt het extreem flexibel. D&B kan de range van gebruikers van het concept opschalen van 1 tot 150 lunchgebruikers. Daarnaast werkt Loaf op alle outlets met medewerkers die hun sporen hebben verdiend in de horeca. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen toko. Dat betekent dat ze commercieel zijn en eraan gewend zijn hun eigen omzet te regelen. Dat geeft de nodige impulsen met kleinere events en dagaanbiedingen. De prijzen liggen daarom ook tegen horeca-niveau aan. Loaf is zo’n 15% gunstiger geprijsd dan het aanbod in de omgeving. Dat maakt het aantrekkelijk om bij Loaf te kopen.

En dat is het ook voor de opdrachtgever die besluit Loaf een plek te bieden in zijn pand. D&B neemt het risico op de F&B-omzet. De opdrachtgever betaalt de counter en de Host. Voor de rest is er geen omkijken naar. Zodra de bezetting toeneemt ontvangt de opdrachtgever een kick back op de omzet. Er zijn geen extra kosten als de bezetting van het pand toeneemt. Extra personeel wordt gefinancierd uit de verkoop van het F&B-aanbod.

Proven concepts: Antonian (Amsterdam), Quarter Plaza (Amsterdam), B’tween (Amersfoort), +Ultra (Leiden), C-Avenue (Den Haag)

Over D&B The Facility Group:

D&B The Facility Group is aanbieder van multi service facilitaire dienstverlening. D&B verzorgt een breed palet aan diensten voor corporate kantoren en hoogwaardige vastgoedomgevingen met als doel een beleving te creëren die positief bijdraagt aan hoe mensen in hun vel zitten. Want gelukkigere mensen presteren beter. Wilt u hier meer over weten klik dan op de desbetreffende link.

Of neem contact op met:

Sander Bon
Sander Bon
Commercial Director
06 21 49 97 49

Bericht delen:

Reacties zijn gesloten.

Stuur mij dit artikel