D&B The Facility GroupFacility HighlightsKlaar voor de werknemer van morgen

Klaar voor de werknemer van morgen

27-09-2018

Het bedrijf Stater wil qua facility management voorop lopen. “Het karakter en profiel van onze medewerkers verandert”, zegt Sebastian de Bruijn, Manager Centrale Diensten. “We willen dat onze facilitaire diensten aansluiten bij de werkgever die we in de toekomst willen zijn.” Hij trok ruim een jaar uit voor de selectie van de juiste facilitair dienstverlener. Waarom koos Stater voor zo’n lang traject? En welke afwegingen nam hij daarin mee?

Tekst: Maaike Tindemans (Freelance journaliste)

Mail mij dit artikel

Architect: Ibelings van Tilburg architecten en fotograaf: Luuk Kramer.

Stater wil voorop lopen in facility management

Stater is een hypothecaire dienstverlener. Het bedrijf maakt een digitale transitie door. “Vroeger bestond veel van ons werk uit administratieve processen”, vertelt Sebastian de Bruijn, Manager Centrale Diensten. “Klanten die bijvoorbeeld een bouwdepot hadden, stuurden ons bonnetjes van de verbouwing toe. We hadden mensen in dienst die dit administratief verwerkten. Tegenwoordig worden die bonnetjes automatisch ingelezen en verwerkt. In een aantal gevallen hoeven klanten niet eens meer een kopie te maken. Het uploaden van een foto van de bon via een app is voldoende. Dit betekent dat het profiel van onze medewerkers verandert. We veranderen richting een digitale service provider. Onze visie is dat daar ook een ander facilitair concept bij hoort. Een concept waarmee we klaar zijn voor de werknemer van morgen.”

Stater & D&B The Facility Group - Jan-Willem de Bruijn en Sebastian de Bruijn

Jan-Willem de Bruijn, CCO bij D&B The Facility Group (l) en Sebastian de Bruijn, Manager Centrale Diensten bij Stater.

Outsourcen
Het moest een concept worden met lef. De eerste keuze waar Stater voor stond, was: kiezen we voor zelf doen of uitbesteden? “We hadden facility in eigen beheer”, vertelt Sebastian. “En voor steeds meer non-core activiteiten stellen wij onszelf de vraag of het logisch is en blijft deze zelf uit te voeren of dat er alternatieven zijn. Zo hebben we vorig jaar onze HR-administratie uitbesteed aan Raet. Dat heeft de HR-afdeling meer efficiency en focus gebracht. In datzelfde kader zagen wij potentieel voor onze facilitaire dienstverlening.” Stater werkte bovendien met erg veel facilitaire leveranciers. Sebastian: “We hadden een kleine schil met eigen facilitair medewerkers. Daarnaast werkten we met veel grote en kleine leveranciers samen, van het wassen van de ramen tot de catering, van de installatietechniek tot het leveren van de bloemen. Deze leveranciers hebben allemaal hun eigen visie en hun eigen koers. We waren ervan overtuigd dat het krachtiger en efficiënter zou zijn om al deze diensten onder te brengen bij één leverancier en geïntegreerd aan te sturen.” Een ander argument was de expertise die een externe partij met zich meeneemt. “Facility is niet onze core business”, zegt Sebastian. “Onze facility-medewerkers hebben jarenlang goed werk geleverd. Maar zij hebben natuurlijk nooit de denkkracht van een bedrijf dat dag in, dag uit in de volle breedte met facility bezig is. Een facilitair dienstverlener is beter in staat om de trends te volgen en daar snel op in te spelen. Dus als je echt voorop wilt lopen, is outsourcen een erg interessante optie.”

Open blik
Stater startte juni vorig jaar met de eerste marktverkenning. Het bedrijf nodigde zes IFM-bedrijven uit die zich mochten presenteren. Dit was een gezonde mix van partijen die contracted IFM aanbieden en bedrijven die een groot deel van de diensten uit eigen huis leveren. “We wilden dit traject met een open blik ingaan”, vertelt Sebastian. “Daarom hebben we zeer uiteenlopende bedrijven geselecteerd. Dit waren grote en kleine bedrijven, bekende en onbekende spelers. Zij hadden ieder een eigen karakter en konden op hun eigen manier een meerwaarde creëren.”

D&B The Facility Group was één van die bedrijven. “Het is bijzonder dat Stater dit op deze manier heeft aangepakt”, zegt Jan-Willem de Bruijn, Chief Commercial Officer bij D&B. “Bij veel andere bedrijven worden we pas uitgenodigd als de specificaties al vast staan. Bij Stater kregen we alle ruimte om ons in het bedrijf te verdiepen. We konden medewerkers interviewen en kregen alle data aangeleverd. Daardoor konden we vanuit onze eigen visie met een goed voorstel op maat komen. We konden echt laten zien wat we voor hen konden betekenen.”

Partij met lef
Vervolgens werden alle zes de partijen uitgenodigd voor een RFP-traject. In deze fase werden ze onder andere beoordeeld op de prijs, het operationele dienstenniveau en de strategische ambities. Stater liet zich daarin ondersteunen door de Hospitality Group. “Het inkopen van facilitaire diensten is een gespecialiseerd vakgebied”, zegt Sebastian. “Daarom wilden we graag dat de Hospitality Group daarin meedacht.”

Jan-Willem vertelt bovendien dat Stater op zoek was naar één partij die in staat was om alle 29 diensten en productcategorieën over te nemen, te contracteren, opnieuw in te richten en te managen. “Daarnaast hechtte Stater veel waarde aan het vinden van een bedrijf dat goed voor haar mensen zorgt. Bij de transitie naar IFM zouden diverse Stater-medewerkers en personeel van de zittende leveranciers overgaan naar de verwervende partij. In het totaal bijna 20 mensen. Ook die moesten goed terecht komen.”

Sebastian vond het een behoorlijke hersenkraker om de juiste keuze te maken. In de eindfase van het RFP-traject bleven er twee totaal verschillende bedrijven over, namelijk een grote, meer traditionele dienstverlener en het kleinere D&B. “De meer traditionele dienstverlener zou een prima, maar heel veilige keuze zijn geweest. Zij hadden een goed en efficiënt concept en bewezen standaarden. We hebben toch voor D&B gekozen omdat zij een partij zijn met lef. Hun oplossingen waren creatiever en zij wisten de beleving van de medewerkers naar een hoger niveau te brengen. Kortom, hun oplossing was spannender binnen het gegeven budget. Bovendien toonden zij zich gedurende het gehele traject erg betrokken bij de medewerkers die overgenomen zouden worden.” Het hele voortraject heeft ruim een jaar geduurd. Toen Stater eenmaal een keuze gemaakt had, is het snel gegaan. Binnen 11 weken was de hele transitie rond. Daarmee ging het bedrijf in één keer over naar een volledige IFM-oplossing. “We konden deze stappen snel zetten, omdat we een lang en gedegen voortraject hebben gehad”, zegt Sebastian. “Daardoor kenden we elkaar goed en wisten we beiden precies wat we wilden. Natuurlijk hadden we ook voor een tussenvorm kunnen kiezen. Ik ben blij dat we dat niet gedaan hebben. Elke verandering kost energie en geeft onzekerheid. We hebben het nu in één keer goed neergezet en dat werkt prettig voor iedereen.”


Medewerkers naar een hoger niveau

Sebastian is positief verrast over de manier waarop de overgenomen cateringmedewerkers het We Canteen-concept hebben opgepakt. “We Canteen vraagt meer van de medewerkers dan ons vorige cateringconcept”, zegt hij. “Ik vond het spannend hoe dat zou uitpakken.” In het We Canteen-concept krijgt de crew verse ingrediënten en verrassende ideeën aangereikt. Zij hebben de ruimte om hier zelf mooie menu’s en presentaties mee te maken. “Het is belangrijk dat de medewerkers de producten centraal stellen”, vertelt Sebastian. “Daarvoor hebben ze een training gevolgd en een goede begeleiding op de werkvloer gekregen. Ik zie hoe ze in deze rol gegroeid zijn en hoe ze met trots met de producten bezig zijn en erover vertellen. Het concept heeft hen echt goed gedaan.”

Stater & D&B The Facility Group - BallenHarry en David

We Canteen-restaurantmanager David Thomas (l) en de lokale ondernemer Ballen Harry met de vrijdagse guilty pleasure.


Spannend
Alles bij elkaar kijkt Sebastian terug op een geslaagd traject. “Catering is het meest zichtbare element van facility. Daarom krijg ik daar de meeste feedback over en daar ben ik erg trots op. Maar ik ben ook tevreden over de andere facility-elementen, zoals de schoonmaak.” Sebastian vertelt dat Stater altijd al een hoge klantenwaardering had voor de schoonmaak. “De uitdaging voor D&B is om dat niveau hoog te houden. We hadden bovendien de ambitie uitgesproken om de dagschoonmaak zo goed mogelijk te benutten. Daarmee geven we de schoonmakers de kans om een volledig salaris bij ons te verdienen. D&B heeft daarvoor een overtuigende propositie neergelegd.”

Een spannend element vond Sebastian het ‘uit handen geven van de financiën’. “We hebben daar vooraf uitgebreid over gesproken. Toch voelt het alsof iemand anders je portemonnee gaat beheren.” Tegelijkertijd heeft Sebastian ook al ervaren dat het prettig is dat een integraal facilitair dienstverlener financieel met hem meedenkt. Vorige maand ging namelijk de lift stuk. “Als gebruiker van het gebouw heb je veel focus op de oplossing en het zo snel mogelijk laten repareren. Nu D&B verantwoordelijk is voor facility werd het ook snel opgelost, maar werd er direct ook scherp gekeken wie verantwoordelijk is voor de kosten: de huurder of de verhuurder? Zij hebben daar meer expertise in dan wij.”


Verleiden tot gezondere keuzes

Stater heeft gekozen voor het gezonde, duurzame cateringconcept We Canteen. Dit concept is goed ontvangen. Toch zijn er ook medewerkers die hier nog even aan moeten wennen. “We hebben bijvoorbeeld gezonde, versbereide soepen en brood van een lokale bakkerij”, vertelt Sebastian. “Dat wordt gewaardeerd, maar sommige medewerkers missen hun ‘goedkope’ broodje kroket en goedkopere soep.” Desondanks is Sebastian blij dat hij voor We Canteen heeft gekozen.

“We willen als werkgever onze verantwoordelijkheid nemen en met ons cateringconcept bijdragen aan de gezondheid van de medewerkers. Daarom is het goed om medewerkers te verleiden om gezondere keuzes te maken, bijvoorbeeld met een mooie presentatie van verse salades. En natuurlijk luisteren we ook naar de feedback van de medewerkers. Een mooi en ludiek alternatief dat We Canteen voor ons bedacht heeft, is bijvoorbeeld de ‘guilty pleasure’ op vrijdag. Dan wordt er ook een broodje gehaktbal of broodje kroket aangeboden. Maar dan wel van kwalitatief en duurzaam vlees. Daarmee is dit concept goed in balans.”

Een leuk element van We Canteen is de samenwerking met de lokale ondernemers. Een foodscout selecteert enkele goede, lokale ondernemers die in een stand in het bedrijfsrestaurant hun producten mogen bereiden en verkopen. “Dit zijn telkens andere ondernemers en daarmee geeft dat een leuke variatie”, zegt Sebastian. “Zij serveren complete maaltijden, heel gevarieerd van paella tot Indiase curries. Bovendien kunnen medewerkers tussen de middag bestellen met de optie om deze aan het einde van de dag op te halen en mee te nemen voor thuis.”

Stater & D&B The Facility Group - Sla en Meer - We Canteen

We Canteen-ondernemer Jelle (r) van het gezonde, duurzame foodconcept SEM (Sla en Meer) voor zijn zaak aan de Kortegracht in Amersfoort. Inmiddels ook een bekende van Stater.


 

Dit artikel verscheen eerder op facto.nl

Over D&B The Facility Group

D&B The Facility Group is aanbieder van integrale facilitaire dienstverlening. D&B verzorgt onder andere Receptiediensten, Objectbeveiliging, SchoonmaakdienstenFacility Management en Bedrijfscatering voor corporate kantoren en hoogwaardige vastgoedomgevingen.


Blijf op de hoogte

Laat uw naam en e-mail achter en ontvang maximaal 8 x per jaar de 5 meest trending nieuwsberichten in één mail.

Reacties zijn gesloten.

Stuur mij dit artikel