D&B The Facility GroupFacility Highlights5 tips voor het afsluiten van facilitaire contracten

5 tips voor het afsluiten van facilitaire contracten

21-11-2012 Mail mij dit artikel

‘Transparantie’ sleutelwoord in dienstverlening

Afsluiten contracten vraagt alertheid

Vaak vraagt een opdrachtgever zich af of de door hem gecontracteerde dienstverlener niet onrechtmatig veel aan hem verdient. Vanzelfsprekend gunt hij zijn dienstverlener een gezonde winstmarge, maar pakt hij over zijn rug ook nog andere verkapte marges? Zeker bij outsourcing via het model van ‘maincontracting’ of ‘integrated facility services’ zijn er vele mogelijkheden om als facilitaire dienstverlener ‘bij te verdienen’. Het afsluiten van dergelijke contracten vraagt dan ook alertheid van de opdrachtgever.

Inzicht in opbouw uurtarieven

Allereerst is het verstandig om de dienstverlener te vragen naar de opbouw van zijn commerciële uurtarieven: Welk percentage van het uurtarief komt de in te zetten medewerkers ten goede op basis van de primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden (directe kosten)? Hoe groot is het percentage voor dekking van kosten voor overhead, zoals huisvesting, inzet stafdiensten, marketing en verantwoordelijk lijnmanagement (indirecte kosten)? Is dit alles bekend, kan vervolgens worden vastgesteld welk percentage er overblijft aan bruto winstmarge voor belastingen. Daarmee kan tevens de vraag worden beantwoord of een marktconform percentage is. Inzicht in tariefsopbouw zegt ook iets over de mate van effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de dienstverlener.

Inzicht in contracten met subcontractors

Daarnaast is het voor de opdrachtgever zinvol om contracten in te zien die ten behoeve van de dienstverlening binnen zijn organisatie door de integrale dienstverlener of main contractor met leveranciers (subcontractors) zijn afgesloten. Getoetst moet er worden of er tussen partijen afspraken zijn gemaakt over kick-back fees en of de main contractor ruimere betalingstermijnen hanteert richting zijn subcontractors om de eigen liquiditeitspositie te verbeteren.

Inzicht in cv’s medewerkers

Bij aanvang van een opdracht zet een dienstverlener vaak zijn betere medewerkers in om een goede eerste indruk te maken. Maar gedurende de contractperiode worden geleidelijk lager gekwalificeerde medewerkers ingezet om directe (salaris)kosten te drukken en de winstmarge te vergroten. De opdrachtgever doet er verstandig aan om met enige regelmaat bij zijn dienstverlener een personeelsoverzicht op te vragen, waarin de individuele kwalificaties van haar medewerkers zijn opgesomd ten aanzien van opleiding, kennis, kunde en ervaring.

Inzicht in te voeren administraties

Een integrale dienstverlener of main contractor voert de financiële administratie voor zijn opdrachtgever. De facturen van de diverse subcontractors worden ingeboekt, inhoudelijk op prestatie gecontroleerd, betaalbaar gesteld en vervolgens middels één totaalfactuur richting de opdrachtgever gefactureerd. Het is goed op periodiek te checken of niets aan de strijkstok blijft hangen. Via een externe audit bij de dienstverlener kan getoetst worden of de inkoop (crediteurenadministratie) en verkoop (debiteurenadministratie) in balans zijn en niet een extra winst oplevert.

Positieve keerzijde medaille

De medaille heeft ook een positieve keerzijde. Indien de dienstverlener gedurende een langere periode aantoont dat hij op integere wijze de belangen van haar opdrachtgever behartigt, verkrijgt hij ook het verdiende vertrouwen van de opdrachtgever en ontstaat er een ware langdurige partnership tussen de beide organisaties. Volgens mij is dit het ultieme doel van het doen van zaken met elkaar.

Edo den Hertog, Director Business Development / Partner D&B The Facility Group.

Over D&B The Facility Group:

D&B The Facility Group is aanbieder van integrale facilitaire dienstverlening. D&B verzorgt onder andere Receptiediensten, Objectbeveiliging, SchoonmaakdienstenFacility Management en Bedrijfscatering voor corporate kantoren en hoogwaardige vastgoedomgevingen.

Reacties zijn gesloten.

Stuur mij dit artikel