D&B The Facility GroupFacility Highlights5 tips voor een geweldige ontvangst van gasten op kantoor

5 tips voor een geweldige ontvangst van gasten op kantoor

18-05-2018

Steeds meer organisaties realiseren zich dat zij hun klanten centraal moeten stellen in hun propositie. Organisaties vinden het daarom van groot belang dat gasten en bezoekers zich welkom en thuis voelen als zij hen op hun kantoor komen bezoeken. Dat wordt duidelijk in de diverse offertetrajecten die wij maandelijks doorlopen.

Mail mij dit artikel

Maar wat is er dan vervolgens nodig om gasten op het kantoor een gevoel te geven dat vergelijkbaar is met thuis? En hoe kan de facilitaire dienstverlener hieraan bijdragen? Hoe creëren we het optimale “mi casa es su casa”-gevoel? Hier volgen vijf tips.

Wanneer wij thuis eters ontvangen, dan doen wij er alles aan om onze gasten een gezellige en fijne avond te bieden. Wij ontvangen hen met open armen. Nemen de jassen aan, leiden hen rond in ons huis, staan even stil voor de boekenkast, praten samen over het schilderij aan de muur, de inrichting van de kinderkamer en de geneugten van de buurt. Wij zorgen voor een hapje vooraf, een verrassende maaltijd met bijpassende wijn en fijne gesprekken in een ontspannen sfeer. Zo richten wij ons op het creëren van een verbinding met onze gasten door hen een gedenkwaardige avond te bieden. Met mooie momenten en ervaringen. En aan het einde van een geslaagde avond nemen wij op een warme manier afscheid van elkaar en besluiten wij samen om dit snel opnieuw te doen. Pas wanneer je bij elkaar thuis bent geweest, leer je elkaar echt kennen.

In de zoektocht naar het bieden van een thuisgevoel op kantoor kan het waardevol zijn om de diverse elementen van eters thuis ontvangen te vertalen naar de werkomgeving. Hier volgen de 5 principes van een gastvrije ontvangst op kantoor:

1. Laat de receptie en collega’s weten dat jij gasten ontvangt.

Zorg ervoor dat er oprecht uitgekeken kan worden naar iemands komst. En dat diens bezoek voorbereid kan worden. De ontvangst en verdere begeleiding van een gast is echt anders wanneer de receptioniste deze verwacht, de naam kent, mogelijk reeds een foto heeft gezien en op de hoogte is van waar de ontmoeting plaats zal vinden: in een vergaderzaal, de coffee bar of het bedrijfsrestaurant. Dat voelt als een ontvangst met open armen.

2. Ga voorbij aan procedures. Geef erkenning. Dat zit hoger in de behoeftehiërarchie.

Richt je op de ontvangst van een gast en erken diens aanwezigheid door service te verlenen die aansluit op de actuele situatie. Ontvang iemand met naam en toenaam. Neem de jas en mogelijke bagage aan. Berg de natte paraplu weg. Is er voldoende tijd, vraag iemand naar zijn of haar reis en bespreek of de persoon zich even wil opfrissen, behoefte heeft aan iets te drinken of misschien zelfs een kleine versnapering behoeft. Neem met de gast door of deze nog andere behoeftes heeft, nu of zo meteen bij diens vertrek. Het is prettig voor de gast om alle randvoorwaarden verzorgd te hebben. Nu kan deze zich helemaal richten op de reden van het bezoek in een ontspannen sfeer.

3. Wees als organisatie transparant over wie je bent.

Over waar jij voor staat, waar je in gelooft en waar jij trots op bent. Vertel de verhalen van jouw organisatie via foto’s aan de muur, film, curiosa of een typisch object uit de geschiedenis van de organisatie. Zie het als jouw ‘boekenkast’. En vertel de verhalen aan de facilitaire dienstverleners. Zodat ook zij in staat zijn om jouw verhaal te vertellen aan jouw gasten. Deel waar je vandaan komt en waar je naartoe wilt. Gun gasten een kijkje in jouw kinderkamer.

4. Wees vrijgevig en schenk goede koffie.

Er zijn organisaties die overdreven zuinig zijn in het aanbieden van een drankje tijdens de wachttijd. Is er wachttijd, zorg dan ruimhartig voor bonenkoffie, thee, infused water en eventueel een stuk fruit of een stukje van een healthy en ambachtelijk bereide brownie. Trek die ervaring door naar de vergadering. We hebben een rijke traditie waarin het aanbieden van een koekje bij de koffie vroeger al symbool stond voor gastvrijheid. Zo liet men zien te willen investeren in de relatie met de gast. Maak het verblijf op jouw kantoor gedenkwaardig. Dit zal dubbel en dwars naar je terugkomen in de vorm van een loyale klant of een enthousiaste leverancier.

Goede Koffie

5. The power of goodbye

Het blijkt dat men beslissingen over toekomstige aankopen niet neemt op basis van werkelijke ervaringen, maar vanwege de herinnering aan die ervaringen. En de herinnering van een ervaring is over het algemeen zeer beperkt. Van alle ervaringen die we meemaken, blijft slechts een heel klein deel hangen. Om precies te zijn: de piekervaringen en de allerlaatste ervaring. De laatste indruk is dus tenminste zo belangrijk, en in veel gevallen: veel belangrijker, dan de eerste indruk. Deze dient dus zo positief als mogelijk te zijn.

Over D&B The Facility Group

D&B The Facility Group is aanbieder van integrale facilitaire dienstverlening. D&B verzorgt onder andere Receptiediensten, Objectbeveiliging, SchoonmaakdienstenFacility Management en Bedrijfscatering voor corporate kantoren en hoogwaardige vastgoedomgevingen.


Blijf op de hoogte

Laat uw naam en e-mail achter en ontvang maximaal 8 x per jaar de 5 meest trending highlights in één mail.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Stuur mij dit artikel